Комментарий к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г.. № 148 (Далее - Положение № 148 )
Положение вступило в силу 05.01.2018
Положение № 148 утвержден на изменение своего предшественника - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г.. № 637 (Далее - Положения № 637 ). Казалось бы, в новом документе не много нововведений, однако некоторые из них крайне важны. Итак, обо всем по порядку.
Пятикратный штраф за неоприходование наличности
За отсутствие записи в Книге учета расчетных операций (далее - КУРО) отныне не применять пятикратный штраф, предусмотренный абз. 3 ст. 1 Указа Президента «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.1995 г.. № 436/95 (Далее - Указ № 436 ) По неоприходование (неполное и / или несвоевременное оприходование) наличности в кассах.
Дело в том, что в пп. 18 п. 2 р. И Положение № 148 приведены обновленное определение термина «оприходования наличности». Теперь такая операция включает проведение субъектами хозяйствования учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге / книге учета доходов и расходов. Как видим, КУРО в определении не упоминается, в отличие от Положения № 637 .
Ограничение наличных расчетов
Существенных изменений в этой части не произошло. Самое главное нововведение, которое однако имеет лишь технический характер - все наличные ограничения «переехали» в Положение № 148 из постановления Правления НБУ «Об установлении предельной суммы расчетов наличными» от 06.06.2013 г.. № 210 , Которая, в свою очередь, с 05.01.2018 утратившим силу.
Кроме того, в п. 6 л. ИИ Положение № 148 уточнили: платежи сверх предельных суммы для последующего перевода на текущие счета получателя в банке можно вносить только через банк, но и через небанковские финансовые учреждения. Напомним: это один из легальных вариантов проведения расчетов, если сумма платежа превышает ограничения на наличные расчеты при расчетах физлиц с субъектами хозяйствования и между собой (см. Статью «Как работает ограничения на наличные расчеты физлиц и как его обойти» газеты № 218/2017 ).
Субъекты хозяйствования таким образом вносить платежи сверх предельных суммы не вправе, поскольку для плательщиков такие расчеты являются наличными (и только для получателей - безналичными) - п. 10 Положение № 148 .
Порядок оприходования наличности
Поскольку запись в КУРО теперь не является признаком оприходования наличности (см. Выше), теперь вся наличность на предприятиях, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО и КУРО (расчетных книжек и КУРО), должно быть оприходована в сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании фискальных отчетных чеков (или данных расчетных квитанций) - п. 11 г. ИИ Положение № 148 .
Следует признать, что п. 11 Положение № 148 вызывает дополнительные вопросы. Поэтому, процитирую его:
«Деньги, поступающая в кассы, приходуется в день получения наличных в полной сумме.
Оприходованием наличности в кассах учреждений / предприятий / обособленных подразделений, проводящих наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги / применением РРО и КУРО (в случае применения КУРО без применения РРО), является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров / фискальных отчетных чеков (или данных расчетных квитанций) (выделено авт. - А.В.) ».
Уже при первом знакомстве с новой нормой на поверхность следует минимум два важных нюанса.
Во-первых, при буквальном прочтении п. 11 прежде всего приходит в голову то, что записи в кассовой книге теперь можно делать и на основании фискальных чеков РРО. Откровенно говоря, мы сомневаемся, что практика пойдет таким путем. Думаем, все останется на своих местах, и для записи в кассовую книгу все-таки придется, как и раньше, оформлять ПКО (на основании фискальных чеков РРО и данных расчетных квитанций). По крайней мере, по состоянию на данный момент, чтобы обезопасить себя, мы настоятельно рекомендуем оформлять ПКО, и именно на его основании вносить записи в кассовую книгу.
Во-вторых, в связи с тем, что запись в КУРО нельзя считать оприходованием наличности, довольно неприятный «сюрприз» может ожидать предприятия ресторанного хозяйства, торговли и т.д., которые проводят расчеты с покупателями в выходные, работают допоздна или круглосуточно. Дело в том, что на многих предприятиях кассир, оформляет ПКО на основании фискальных отчетных чеков РРО и делает записи в кассовую книгу, имеет режим работы с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Кассир приходил в понедельник и заносил одним ПКО всю выручку, поступившую в течение вечера пятницы и выходных дней. Она ведь считалась своевременно оприходованной, если ежедневно делался соответствующая запись в КУРО. Поэтому никаких проблем не было.
Теперь же, для оприходования нужен запись в кассовой книге, причем «в день получения наличных». И, кстати, такое указание является не только в п. 11, мы рассматриваем, но следует и п. 40 Положение № 148 , Где указано, что кассир осуществляет записи в кассовой книге в день ее поступления или выдачи. Это означает, что ПКО должен быть оформлен ЕЖЕДНЕВНО к каждому Z-отчета. И теперь ждать выхода кассира в понедельник, учитывая риск нарваться на фактическую проверку в выходной день и быть оштрафованным в пятикратном размере за неоприходование наличности - уже не вариант. Поэтому либо надо менять режим работы кассира, или возложить обязанности по оприходования наличности на других работников.
А хуже всего то, что те, кто работал по старой схеме и вовремя не отреагировал на принятие Положение № 148 , Теперь оказались под риском быть оштрафованы согласно ст. 1 Указа № 436 за несвоевременное оприходование наличных средств. В такой ситуации выход один - переписать кассовые ордера и кассовую книгу.
И это еще не все. В п. 12 Положение № 148 появилась принципиально новое требование: каждое предприятие (учреждение, организация) на основании Положение № 148 обязано разработать и утвердить приказом, распоряжением или иным внутренним документом порядок оприходования наличности в кассе.
В какие сроки необходимо разработать и утвердить такой порядок, в Положении № 148 не указан. Но поскольку есть такое требование, ее придется выполнить. Сам по себе факт отсутствия порядка оприходования наличности в кассе не повлечет применение штрафов. Однако в случае проверки кассовой дисциплины он поможет избежать возможных претензий со стороны проверяющих.
В порядке оприходования наличности в кассе целесообразно прописать:
- ведется на предприятии (на его обособленных подразделениях) кассовая книга;
- порядок сдачи наличной выручки (например, наличная выручка может показаться старшему кассиру или в бухгалтерию, а выручка обособленных подразделений - как непосредственно в кассы юрлица, так и в банк);
- порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия, если режим работы обособленных подразделений, проводящих кассовые операции, не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия (например, в выходные и праздничные дни);
- должности лиц, ответственных за сдачу и оприходования наличности;
- сроки оприходования наличности с учетом внутреннего трудового распорядка, режима работы, графика сменности и сроков сдачи наличной выручки в банк;
- кассовые документы, на основании которых осуществляется оприходование наличности.
Отдельный (-и) порядок (ки) следует разработать также для обособленных подразделений, производящих наличные расчеты. Такие порядки также утверждаются внутренним документом по предприятию.
Вскоре (см. Следующие номера издания) мы приведем пример составления порядка оприходования наличности.
Сдача наличной выручки
-Прежнему субъекты хозяйствования имеют право держать в нерабочее время в своих кассах наличные деньги в пределах, не превышающих установленный лимит кассы. Сверхлимитную выручку сдают в банки, операторов почтовой связи, национальных операторов и небанковских финансовых учреждений, которые получили лицензию Нацбанка на перевод средств в национальной валюте без открытия счетов, для последующего зачисления на банковские счета.
Напомним: недавно НБУ постановлением от 21.12.2017 г.. № 138 предоставил возможность национальному оператору почтовой связи (ОАО «Укрпочта») предоставлять финансовые услуги по переводу средств и участвовать в внутригосударственных и международных платежных системах при условии получения лицензии Нацбанка на перевод средств в национальной валюте без открытия счетов.
Обращаем внимание: раньше п. 2.8 Положения № 637 позволял сдавать выручку в почтовые отделения и небанковских финансовых учреждений при отсутствии банков. Теперь такое условие не выдвигается.
Обособленные подразделения сдают наличную выручку в кассы юрлиц, в банк или небанковское финансовое учреждение, получившее лицензию на перевод средств в национальной валюте без открытия счетов. Опять же, Нацбанк внес уточнения, фактически разрешив сдавать выручку в небанковских финучреждений. ранее в Положении № 637 о них не упоминалось.
Срок хранения наличности на выплату зарплаты
Отныне предприятия вправе хранить в кассе полученные в банке наличные для выплат, входящих в фонд оплаты труда, для выплаты пенсий, стипендий, дивидендов (дохода) сверх установленного лимита в течение 5-ти рабочих дней (вместо 3-х), включая день получения наличных в банке.
Деньги для проведения этих выплат работникам отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов может храниться в кассах таких учреждений / предприятий сверх установленного лимита кассы в течение 10-ти рабочих дней (вместо 5-ти), включая день получения наличных в банке.
А вот наличные для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, осуществляются за счет наличной выручки, сверх установленного лимита кассы, можно хранить в течение 3-х рабочих дней со дня наступления сроков таких выплат. Эта норма осталась неизменной.
Выдача наличных денег под отчет или на командировку
согласно Положением № 637 , Наличные деньги под отчет на приобретение металлолома выдавали на общий срок, установленный для выдачи наличных денег на производственные нужды - не более 2 рабочих дня. Сейчас же средства по п. 19 Положение № 148 на закупку лома черных металлов и лома цветных металлов можно выдавать под отчет на срок, не превышающий 30 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет. Остальные сроков использования подотчетных средств остались теми же: на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья - не более 10 рабочих дней, на остальные производственных нужд - не более 2 рабочих дней. Если наличность выдана одновременно под отчет на производственные нужды и командировочные расходы, срок ее использования продлевается до окончания срока командировки.
-Прежнему выдача подотчетному лицу наличных денег под отчет производится при условии представления им за ранее полученные под отчет суммы.
Электронные кассовые документы
Нацбанк дает зеленый свет для полноценного электронного документооборота кассовых документов. Регулятор прямо определяет, что кассовые документы могут быть оформлены не только в бумажном, но и в электронном виде. А предприятие при наличии сертификата открытого / усиленного ключа применяет электронную цифровую подпись (далее - ЭЦП) при предоставлении услуг в электронной форме или при осуществлении информационного обмена с другими субъектами электронного взаимодействия (п. 23 Положение № 148 ).
Напомним: летом 2017 НБУ принял постановление «Об утверждении Изменений к Инструкции о ведении кассовых операций банками в Украине» от 11.07.2017 г.. № 62 . Имплементация норм этого постановления предоставила возможность банкам осуществлять кассовое обслуживание клиентов с использованием ЭЦП. Теперь появилось нормативное основание для электронного обращения кассовых документов внутри предприятия и между субъектами хозяйствования.
Но, конечно, это не отменяет обязанности по проведению расчетных операций в порядке, предусмотренном Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г.. № 265/95-ВР , То есть с выдачей бумажных кассовых чеков (расчетных квитанций).
Печать на квитанции к ПКО - не обязательно
Об этом говорится в п. 25 Положение № 148 . Вполне ожидаемое нововведение учитывая принятие Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно использования печатей юридическими лицами и физическими лицами - предпринимателями» от 23.03.2017 г.. № 1982-VIII , Который вступил в силу 19.07.2017. Подробнее об этом - в новости «С 19.07.2017 печать - не обязательный реквизит первичного документа» .
Сдача наличной выручки в банк
Предусмотрена возможность сдавать выручку не только в банк или инкассаторской службе, но и:
- через банкоматы или программно-технические комплексы самообслуживания (далее - ПТКС)
- в режиме реального времени с использованием платежных терминалов.
В таком случае документами, свидетельствующими о сдаче выручки в банк, является квитанция (чек) банкомата или ПТКС и чек платежного терминала соответственно.
Заполнение кассовых ордеров
В ряде случаев ПКО или РКО оформляется на общую сумму проведенных предприятием операций: выдача наличных по расходным ведомостям, электронными платежными средствами, сдача наличности в банк, получение наличных из банка по чеку и оприходование ее в кассе. В таком случае в ВКО не заполняются реквизиты: «Получил», «Дата», «Сумма», а в ПКО - «Принято от» (п. 32 Положение № 148 ). Напомним: в Положении № 637 о реквизитах «Дата» и «Сумма» не было.
Остальные реквизитов в кассовых ордерах и расходных ведомостях, как и раньше - обязательны к заполнению.
Кассиром может быть работник другого предприятия
Руководитель предприятия может возложить исполнение обязанностей кассира на работника другого предприятия на основании заключенного договора на оказание услуги по предоставлению персонала, в которой обязательно указывается требование о полной материальной ответственности (далее - ГО) такого работника (п. 44 Положение № 148 ).
срок
Услуга по предоставлению персонала - хозяйственная или гражданско-правовая сделка, согласно которой лицо, предоставляющее услугу (резидент или нерезидент), направляет в распоряжение другого лица (резидента или нерезидента) одну или несколько физических лиц для выполнения определенных этим соглашением функций. Соглашение о предоставлении персонала может предусматривать заключение указанными физическими лицами трудового соглашения или трудового контракта с лицом, в распоряжение которого они направлены. Другие условия предоставления персонала (в т.ч. вознаграждение лица, предоставляющего услугу) определяются соглашением сторон.
(пп. 14.1.183 НКУ )
По сути, речь идет о предоставлении услуг аутстаффинга. Напомним: согласно п. 1 ст. 39 Закона Украины «О занятости населения» от 05.07.2012 г.. № 5067-VI , Деятельность субъектов хозяйствования, которые нанимают работников для дальнейшего выполнения ими работы в Украине у другого работодателя на условиях трудовых договоров, осуществляется на основании разрешения, выданного центральным органом исполнительной власти, реализующим государственную политику в сфере занятости населения и трудовой миграции.
Порядок выдачи такого разрешения утвержден постановлением КМУ от 20.05.2013 г.. № 359 . Однако последняя до сих пор так и не вступила в силу, поскольку, как указано в ее п. 2, она вступает в силу «со дня вступления в силу закона о внесении изменений в некоторые законы Украины о выдаче разрешения на наем работников для дальнейшего выполнения ими работы в Украине у другого работодателя ». Такой Закон пока не принято. Поэтому по состоянию на данный момент заключать сделки аутстаффинга (услуги по предоставлению персонала) можно без разрешения. Подробнее - в материале «До принятия специального закона занимаемся аутстаффинг без разрешения» газеты № 234/2014 .
Еще один очень важный нюанс. В п. 44 Положение № 148 упоминается о полном ГО физического лица, на которое возлагается исполнение обязанностей кассира. Общеизвестно, что понятием «полная материальная ответственность» оперирует Кодекс законов о труде Украины (далее - КЗоТ ). Однако последний регулирует взаимоотношения между сторонами трудового договора - работодателем и работником. В свою очередь, в нашем случае кассир не является работником предприятия и выполняет обязанности в рамках не трудовой, а гражданско-правовых отношений (см. Приведенное выше определение пп. 14.1.183 НКУ ).
Поэтому применять условия и правила привлечения такого лица к полной ГО соответствии с трудовым законодательством невозможно. Также нельзя заключить с ней договор о полной материальной ответственности, руководствуясь ст. 1351 КЗоТ . Конечно, пока с таким кассиром не будет заключен трудовой договор или трудовой контракт, но в таком случае он будет работником предприятия, и тогда все становится на свои месяца - заключаем договор о полной МВ, как того требует п. 44 Положение № 148 , Дальше действуем по КЗоТ . Но это не наш случай.
Внештатный кассир в случае нанесения предприятию ущерба, отвечает в пределах гражданского законодательства. По общему правилу, вред, причиненный имуществу физического или юридического лица, возмещается в полном объеме лицом, причинившим вред. В то же время допускается освобождение от возмещения вреда, если лицо докажет, что он причинен не по его вине (ст. 1166 Гражданский кодекс Украины ) . Согласитесь, совсем не та полная МВ, о которой идет речь в гл. IX КЗоТ .
Поэтому не следует полагаться на то, что вопрос полной МВ более или менее урегулирован КЗоТ -, ведь в нашем случае вопрос привлечения к ГО находится вне сферы его влияния. Зато в соглашении на предоставление услуги по предоставлению персонала стоит как можно подробнее прописать все условия привлечения и объем ответственности лица, привлеченного к работе с наличностью. В таком случае именно договор (соглашение) будет главным юридическим опорой для привлечения чужого работника к полной МВ за причиненный ущерб.
Порядок расчета лимита кассы либерализованы
пунктом 50 Положение № 148 установлено, что предприятия, учреждения и небанковские финансовые учреждения самостоятельно разрабатывают и устанавливают приказом (распоряжением) порядок расчета лимита кассы. То есть теперь не обязательно руководствоваться расчетом установления лимита остатка наличности в кассе, утвержденным НБУ (как это было во времена действия Положения № 637 ), И в настоящее время нет требования определять лимит именно на основании показателей за 3 любых месяца подряд из последних 12-ти, предшествующих сроку установления (пересмотра) лимита кассы.
Впрочем, как и ранее, Нацбанк настаивает на том, чтобы лимит кассы устанавливался:
- на основании расчета среднедневного поступления наличности в кассу или среднедневной выдачи наличности из кассы (метод предприятие выбирает самостоятельно и отмечает в приказе (распоряжении) об установлении лимита кассы)
и
- с учетом сроков сдачи наличной выручки (кстати, сроки сдачи, по сравнению с установленными в Положении № 637 , Не изменились).
Поэтому, все-таки определенные границы остались. Мы склонны считать, что тем самым регулятор предпочитает видеть лимит в пределах показателя среднедневного поступления или выдачи наличных. Это если выручка сдается в банк ежедневно. Если же выручка кажется, например, раз в пять дней - сумму среднедневного поступления или выдачи наличных можно увеличить в пять раз.
Среднедневной показатель вычисляют путем деления суммы поступления или выдачи за расчетный период на количество рабочих дней в течение такого периода. Расчетный период, как вы понимаете, предприятие теперь вправе выбрать самостоятельно.
Что интересно, в Положение № 148 "Не переехала» норма, которая предоставляла право, если среднедневной показатель, исчисленный на основании кассовых оборотов равен нулю или не более десяти НДМГ (170 грн), устанавливать лимит кассы в размере, превышающем исчисленный среднедневной показатель, но не более тех же 170 грн .
Однако стоит отметить, что норма об установлении лимита на основании расчета среднедневного показателя выписаны императивно (не сказано, что лимит не должен превышать / быть в пределах этого показателя). Поэтому в случае, когда среднедневной показатель женщин, считаем возможным установить лимит выше среднедневной показатель. В конце концов, требование о наличии разменной монеты никто не отменял.
В Расчета установления лимита остатка наличности в кассе, утвержденном в приложении 8 к Положения № 637 , В суммы выдачи наличности не включались выплаты, связанные с оплатой труда, пенсий, стипендий, дивидендов, а к суммам поступления - суммы, полученные из банков. Конечно, в этом была определенная логика, но в Положении № 148 таких ограничений нет. Поэтому предприятие по своему усмотрению вправе учитывать при расчете лимита кассы любые наличные поступления и выплаты.
к сведению
Для обособленных подразделений лимит кассы устанавливается и доводится до сведения внутренним документом предприятия, учреждения, небанковского финансового учреждения.
Вновь созданные предприятия и предприятия, которые начинают деятельность, которая предусматривает осуществление наличных расчетов на первые 3 месяца, устанавливают лимит кассы согласно прогнозным расчетам. При этом должно применяться та же методика расчета, которую прописано в приказе (распоряжении) об установлении лимита кассы. С совпадением 3-месячного срока таким субъектам хозяйствования отведено 2 недели для пересмотра лимита по фактическим показателям. Следовательно, в этом случае расчетный период не превышает 3-х месяцев, как это было и раньше.
Новые бланки документов
Положением № 148 утверждены новые формы давно знакомых нам документов:
- ведомости на выплату наличных;
- приходного кассового ордера (форма № КО-1);
- расходного кассового ордера (форма № КО-2)
- журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (формы № КО-3 и КО-3а - ведется одна из них по усмотрению руководителя предприятия);
- кассовой книги (форма № КО-4);
- книги учета выданных и принятых старшим кассиром наличных (форма № КО-5);
- акта о результатах инвентаризации имеющихся средств;
- акта о проверке соблюдения порядка ведения операций с наличностью.
Форма Расчета установления лимита остатка наличности в кассе, как мы уже отмечали, НБУ не утвердил.
НЕ заострять внимание на изменениях, поскольку они имеют лишь косметический характер. Но не можем обойти вниманием слишком важный момент.
Постановление № 148 вступило в силу буквально на следующий день после ее обнародования. Поэтому вполне естественно, что определенное время на предприятиях продолжали и, мы уверены, до сих пор продолжают использовать старые бланки документов, в частности, ПКО, РКО, кассовой книги. Так многих волнует вопрос: не пытаться налоговики «влепить» пятикратный штраф за неоприходование наличности (согласно п. 1 Указа № 436 ), Если ее оприходования было оформлено на старых бланках?
Надеемся, на быстрые разъяснения по этому со стороны НБУ и / или ГФСУ. Думаем, регулятор не будет требовать заводить новые книги и журналы и позволит применять прежние формы, по крайней мере, до окончания листов в них. Так же, как не будет учитывать применение старых бланков кассовых ордеров. В конце концов ни один реквизит у них не изменился и не идет в разрез с нынешними требованиями Положение № 148 .
Более того, Положением № 148 Утверждена типовая форма первичных документов по учету наличности. Напомним предприятие самостоятельно разрабатывает систему и формы внутрихозяйственного (управленческого) учета, отчетности и контроля хозяйственных операций (ч. 5 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г.. № 996-XIV , Далее - Закон о бухучете ). Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые должны иметь обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона о бухучете .
Как типовые формы кассовых документов, утвержденные Положением № 637 , Так и новые - утвержденные Положением № 148 Содержат все обязательные реквизиты, поэтому вполне соответствуют определению первичного документа и могут служить основанием для отражения хозяйственных операций, в т.ч. с оприходования наличности. Тем более что документирование хозяйственных операций может осуществляться как на бланках типовых форм, так и с использованием изготовленных самостоятельно бланков первичных документов, при условии наведения в них обязательных реквизитов. На этом в свое время говорил и Госкомстат в письме от 27.11.2006 г.. № 14 / 2-25 / 89 .
Поэтому при наличии записи в кассовой книге (пусть даже старого образца) на полную сумму поступлений наличность считается оприходованной, и оснований для применения пятикратного штрафа в таком случае нет.
Геннадий Васильев,
главный редактор
газеты «Интерактивная бухгалтерия»
